Windows Addict 
Et voici le second volet de notre petite série d’articles consacrée à Office 2016 et surtout à ses nouvelles fonctionnalités. Le précédent vous avait présenté la fonction « Tell Me », laissez-nous vous parler du travail collaboratif et le partage de documents.
Il est vrai que aujourd’hui, avec l’importance grandissante du cloud dans nos vies, un tel système paraît presque évident à inclure dans une suite d’outils consacré à la création de documents de tous types, notamment dans un univers professionnel, mais pas uniquement.
Par exemple, nous l’utilisons dans la rédaction de certains de nos articles à thème ou encore sur des propositions d’idées et How To Office 2016 a d’ailleurs été créé via ce système : nous avions fait un document Word partagé que nous avons enrichi de nos idées, Alexandre et moi-même.
Et son utilisation dans un cadre personnel est tout aussi pratique et aisé, puisque vous pouvez préparer la liste des cadeaux de Noël de cette façon, chacun enrichissant cette liste suivant les idées de cadeaux qui lui viennent. Et ça ne fonctionne pas qu’avec Word, Excel, Publisher et PowerPoint, entre autres, en bénéficient aussi.
Mais comment l’utiliser ? Comme nous vous l’indiquions un peu auparavant, ce système s’appuie sur le cloud, le cloud Microsoft plus particulièrement : OneDrive. Et pour en bénéficier, rien de plus simple, il suffit de créer un compte Microsoft et PAF ! 30 Go sur OneDrive ! Comme ça ! Cadeau ! Et pour peu que vous ayez souscrit à une offre Office 365 Personnel ou Familial, vous savez que vous pouvez aussi bénéficier de 1 To d’espace sur OneDrive. Bref, vous avez de l’espace pour stocker vos documents.
Et pour commencer ce partage, il suffit de cliquer sur le bouton Partager, en haut à droite de votre application.
Une fois que c’est fait, il vous faut donc l’enregistrer sur votre espace OneDrive, puisque bien sûr, en local, la ou les personnes avec lesquelles vous voudriez partager le document n’y auraient pas accès.
Une fois que c’est fait, vous aller pouvoir choisir avec qui partager le document et surtout les actions qu’il vont pouvoir effectuer dessus (modifier, consulter,…) sans avoir à passer par l’interface Web de OneDrive.
Et en plus, vous pouvez inclure des personnes venant de votre propre carnet d’adresse, enfin celui qui est lié à votre compte Microsoft. Pas mal, non ?
Et une fois que vous avez ajouté le ou les participants, c’est parti ! Vous pouvez éditer à plusieurs un document en temps réel, sachant qu’en plus il y a un vrai versionning de ce dernier, histoire que vous puissiez voir les évolutions et, en cas de bêtise de la part d’un des joyeux lurons qui travaille avec, vous pouvez revenir en arrière. Bref, c’est pratique.
Petit truc sympa, si vous voulez modifier les droits d’une des personnes avec laquelle vous avez partagé votre document, vous pouvez le faire directement dans la liste de ces derniers, en faisant un clic droit sur ce dernier.
Et là vous me dites, « Mais pourquoi ne pas y avoir y pensé avant ? ». C’était possible au niveau de la concurrence, je pense à Google Docs par exemple, qui a néanmoins quelques inconvénients, parmi lesquels la nécessité d’être dans un navigateur et surtout le manque de fonctionnalités, surtout comparé à Office.
Mais maintenant, votre Office que vous aimez, que vous avez l’habitude d’utiliser, qui n’est d’ailleurs pas numéro 1 pour rien, le fait. Et vous n’aurez plus à attendre bêtement après avoir envoyé votre document qu’il revienne modifié pour pouvoir à nouveau travailler dessus, tout pourra être fait en même temps et en temps réel. Cela rend les choses plus pratiques, plus efficientes et surtout moins chronophages.